🇩🇪 Dieser Beitrag betrifft Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Gesetze (NISG 2024 bzw. ISG/nDSG).

Was bringen die neuen ePA-Funktionen 2026?

Die elektronische Patientenakte (ePA) wird im Sommer 2026 um wichtige neue Funktionen erweitert. Für Arztpraxen und andere Leistungserbringer bedeutet das: neue Abläufe, neue Pflichten beim Datenzugriff – und neue Möglichkeiten für eine bessere Patientenversorgung. Betroffen sind alle Praxen, die über die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden sind.

Betrifft mich das?

Kurze Antwort: Ja – wenn Sie gesetzlich Versicherte behandeln.

Seit Januar 2025 gilt die ePA für alle Versicherten der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) als Standard – es sei denn, ein Patient widerspricht aktiv (Opt-out-Modell). Das bedeutet: Nahezu jede Arztpraxis, jede Zahnarztpraxis und jede Apotheke in Deutschland ist betroffen.

Die neuen ePA-Funktionen, die die gematik zum 1. Juli 2026 eingeführt hat, gelten bundesweit und unabhängig von der Praxisgröße. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Einzelpraxis oder eine größere Gemeinschaftspraxis führen. Auch Apotheken, die bereits an die TI angeschlossen sind, sind direkt betroffen.

Ausnahmen: Praxen, die ausschließlich Privatpatienten behandeln und nicht an die TI angebunden sind, müssen die ePA aktuell nicht aktiv nutzen. Für alle anderen gilt: Die ePA ist seit 2025 fester Bestandteil des Praxisalltags.

Was ist zu tun?

Die gematik hat zum 1. Juli 2026 neue Funktionen für die ePA freigeschaltet. Was das konkret für Ihre Praxis bedeutet, hängt davon ab, welche Funktionen Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) bereits unterstützt. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Informieren Sie sich bei Ihrem PVS-Anbieter

Nicht alle neuen ePA-Funktionen sind automatisch in jedem Praxisverwaltungssystem verfügbar. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter aktiv, welche Updates bereits eingespielt wurden und welche Funktionen damit freigeschaltet sind. Viele Anbieter informieren per E-Mail oder über ein Kundenportal – prüfen Sie, ob Sie diese Hinweise erhalten haben.

2. Schulen Sie Ihr Praxisteam

Neue Funktionen bedeuten neue Abläufe. Ihre medizinischen Fachangestellten (MFA) arbeiten täglich mit dem PVS und der ePA. Nehmen Sie sich 30 bis 60 Minuten Zeit für eine kurze interne Einweisung, sobald die neuen Funktionen in Ihrer Software verfügbar sind. Viele PVS-Anbieter stellen kurze Schulungsvideos oder Anleitungen bereit.

3. Prüfen Sie Ihre Berechtigungskonzepte

Mit neuen Funktionen kommen oft auch neue Zugriffsrechte. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Praxis klar geregelt ist, wer auf welche Daten in der ePA zugreifen darf. Das ist nicht nur eine organisatorische Frage – es ist auch eine Anforderung aus der DSGVO und dem BDSG. Zugriffsrechte müssen dokumentiert und auf das notwendige Minimum beschränkt sein (Datensparsamkeit, Art. 5 DSGVO).

4. Aktualisieren Sie Ihre Patienteninformation

Falls Sie Patientinnen und Patienten bisher über die ePA informiert haben – zum Beispiel durch Aushänge oder Merkblätter –, prüfen Sie, ob diese Informationen noch aktuell sind. Neue Funktionen sollten verständlich kommuniziert werden, damit Patienten weiterhin informiert entscheiden können.

5. Dokumentieren Sie Änderungen im Datenschutz

Jede Erweiterung der ePA-Nutzung in Ihrer Praxis sollte im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO nachgezogen werden. Das klingt aufwändig, ist aber in der Praxis oft eine kurze Anpassung eines bestehenden Eintrags.

Hinweis: Für rechtliche Fragen rund um Datenschutzpflichten und Haftung wenden Sie sich an einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Checkliste: ePA neue Funktionen 2026 – das müssen Sie prüfen

  • [ ] PVS-Update eingespielt? Beim Softwareanbieter nachfragen, ob die neuen ePA-Funktionen bereits verfügbar sind
  • [ ] Team informiert? Alle MFA und behandelnden Ärzte über die Neuerungen in Kenntnis gesetzt
  • [ ] Kurzschulung geplant? Termin für interne Einweisung (30–60 Min.) im Kalender geblockt
  • [ ] Zugriffsrechte geprüft? Wer in Ihrer Praxis darf auf welche ePA-Dokumente zugreifen? Regelung aktuell und dokumentiert?
  • [ ] Patienteninfos aktualisiert? Aushänge, Merkblätter oder Website-Texte zur ePA auf dem neuesten Stand
  • [ ] Verarbeitungsverzeichnis angepasst? Eintrag zur ePA-Nutzung nach Art. 30 DSGVO aktualisiert
  • [ ] TI-Verbindung stabil? Konnektoren, VPN-Zugänge und TI-Komponenten laufen einwandfrei
  • [ ] Sicherheitsvorfall-Prozess bekannt? Team weiß, was bei einem technischen Problem oder Datenpanne zu tun ist

Tool-Tipp: ISMShield Micro hilft beim Überblick

Die ePA neue Funktionen 2026 sind ein weiterer Schritt in der Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens – und jede Erweiterung bringt neue Fragen zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz mit sich. Genau hier setzt ISMShield Micro an.

Das Tool führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen für Ihre Praxis – ohne IT-Vorkenntnisse. Sie sehen auf einen Blick, wo Ihre Praxis bereits gut aufgestellt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht: zum Beispiel bei Zugriffsrechten, der Dokumentation im Verarbeitungsverzeichnis oder beim Umgang mit der Telematikinfrastruktur.

ISMShield Micro orientiert sich an den Anforderungen der KBV-Richtlinie (§ 75b SGB V), der DSGVO und dem BDSG – und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, wenn sich Regulierungen wie rund um die ePA weiterentwickeln.

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Stand: Juli 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder IT-Sicherheitsberatung. Für rechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Anwalt.

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