🇩🇪 Dieser Beitrag betrifft Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Gesetze (NISG 2024 bzw. ISG/nDSG).

Verordnungen Pflegeheim Apotheke: Was gilt seit Juli 2026?

Arztpraxen dürfen Verordnungen für Pflegeheimbewohner ab sofort direkt an die heimversorgende Apotheke senden – inklusive der Zugangsdaten zur Einlösung von eRezepten. Die KBV hat diese Vereinfachung durchgesetzt, um Praxen administrativ zu entlasten. Was das konkret bedeutet und worauf Sie beim digitalen Versand achten müssen, lesen Sie hier.

Betrifft mich das?

Diese Neuregelung betrifft Sie, wenn Sie Pflegeheimbewohner ärztlich betreuen und deren Arzneimittelversorgung über eine heimversorgende Apotheke organisiert ist. Das gilt unabhängig von der Praxisgrösse – ob Einzelpraxis oder Gemeinschaftspraxis.

Konkret gilt:

  • Verordnungen (auch eRezepte) dürfen direkt an die heimversorgende Apotheke weitergeleitet werden, ohne den Umweg über Angehörige oder Pflegeheimpersonal.
  • Die Zugangsdaten zur Einlösung von eRezepten dürfen ebenfalls direkt übermittelt werden.
  • Heimversorgende Apotheken sind jene, die vertraglich die Arzneimittelversorgung eines Pflegeheims übernommen haben (§ 12a Apothekengesetz).

Ausnahmen: Wenn ein Bewohner ausdrücklich eine andere Apotheke bevorzugt oder eine Betreuungsperson die Verordnungen selbst abholen möchte, bleibt dieser Weg natürlich möglich. Die neue Regelung ist ein Kann, kein Muss.

Was ist zu tun?

Der neue Übertragungsweg klingt praktisch – bringt aber datenschutzrechtliche Pflichten mit sich. Denn Sie übermitteln Gesundheitsdaten (besonders schützenswerte personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO) an einen Dritten. Das erfordert klare Prozesse in Ihrer Praxis.

Schritt 1: Klären, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nötig ist

Die heimversorgende Apotheke verarbeitet Patientendaten in Ihrem Auftrag, sobald Sie ihr Verordnungsdaten übermitteln. Prüfen Sie, ob ein AVV nach Art. 28 DSGVO bereits vorliegt. Ist das nicht der Fall, schliessen Sie einen ab, bevor Sie den neuen Übertragungsweg nutzen.

Für rechtliche Beratung wenden Sie sich an einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Schritt 2: Sicheren Übertragungsweg wählen

E-Mail ohne Verschlüsselung ist für Gesundheitsdaten nicht zulässig. Nutzen Sie:

  • Die Telematikinfrastruktur (TI) – zum Beispiel KIM (Kommunikation im Medizinwesen) für den sicheren Nachrichtenversand
  • Oder einen anderen nachweislich verschlüsselten Kanal, der den Anforderungen der DSGVO und der KBV-Richtlinie nach § 75b SGB V entspricht

Die KBV-Richtlinie zur IT-Sicherheit in Arztpraxen (seit 2021 in Kraft, zuletzt aktualisiert) schreibt vor, dass Patientendaten nur über gesicherte Verbindungen übertragen werden dürfen. KIM ist hier der Standardweg.

Schritt 3: Interne Zuständigkeit festlegen

Legen Sie fest, wer in Ihrer Praxis Verordnungen an die Apotheke sendet. Dokumentieren Sie diesen Prozess kurz schriftlich – das ist auch im Rahmen Ihres Verfahrensverzeichnisses nach DSGVO relevant.

Schritt 4: Patienten informieren

Informieren Sie Pflegeheimbewohner bzw. deren Betreuer über den neuen Übertragungsweg. Ihre Datenschutzerklärung sollte diesen Prozess abdecken. Passen Sie sie bei Bedarf an.

Checkliste: Verordnungen sicher an die heimversorgende Apotheke senden

  • [ ] AVV prüfen: Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der heimversorgenden Apotheke vor?
  • [ ] Übertragungsweg absichern: Nur verschlüsselte Kanäle nutzen – bevorzugt KIM über die Telematikinfrastruktur
  • [ ] Keine unverschlüsselte E-Mail für Verordnungen oder eRezept-Zugangsdaten verwenden
  • [ ] Interne Zuständigkeit für den Versandprozess klar benennen und dokumentieren
  • [ ] Datenschutzerklärung auf den neuen Übertragungsweg prüfen und ggf. aktualisieren
  • [ ] Verfahrensverzeichnis (Art. 30 DSGVO) um diesen Verarbeitungsschritt ergänzen
  • [ ] Einwilligung / Information der Patienten sicherstellen – zumindest transparente Information
  • [ ] Praxisteam schulen: MPA und Verwaltungspersonal über den neuen Prozess informieren

Tool-Tipp: ISMShield Micro hilft bei der Umsetzung

Neue Prozesse wie dieser werfen oft dieselben Fragen auf: Welche Datenschutzpflichten gelten? Ist unser Übertragungsweg sicher genug? Haben wir alle Dokumentationspflichten erfüllt?

ISMShield Micro ist speziell für kleinere Praxen ohne eigene IT- oder Datenschutzabteilung entwickelt. Das Tool führt Sie Schritt für Schritt durch die relevanten Anforderungen der DSGVO, des BDSG und der KBV-Richtlinie nach § 75b SGB V – ohne Fachjargon, ohne stundenlange Einarbeitung.

Konkret unterstützt Sie ISMShield Micro unter anderem dabei:

  • Zu prüfen, ob Ihre bestehenden AVVs aktuell und vollständig sind
  • Sichere Übertragungswege für Patientendaten zu identifizieren
  • Ihre Datenschutzdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten

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Weitere Hintergrundinformationen zu Datenschutz und IT-Sicherheit in der Arztpraxis finden Sie in unserem Praxis-Ratgeber.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Datenschutzberatung dar. Für rechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Rechtsanwalt oder einen zertifizierten Datenschutzbeauftragten.

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