🇩🇪 Dieser Beitrag betrifft Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Gesetze (NISG 2024 bzw. ISG/nDSG).

KIM Pflegeeinrichtungen: Was bringt der neue Leitfaden?

Die gematik hat am 13. Juli 2026 einen neuen Leitfaden „How to KIM" speziell für Pflegeeinrichtungen veröffentlicht. Wenn Sie ein Pflegeheim oder einen ambulanten Pflegedienst führen, betrifft Sie das direkt: KIM – der sichere Kommunikationsstandard in der Telematikinfrastruktur – wird auch im Pflegebereich zunehmend Pflicht. Dieser Artikel erklärt, was der Leitfaden bedeutet und was Sie jetzt konkret tun sollten.

Betrifft mich das?

Kurze Antwort: Ja – wenn Sie in der stationären oder ambulanten Pflege tätig sind.

Der neue KIM-Leitfaden für Pflegeeinrichtungen richtet sich an:

  • Stationäre Pflegeeinrichtungen (Pflegeheime, Seniorenresidenzen)
  • Ambulante Pflegedienste (Spitex-ähnliche Dienste, häusliche Pflege)
  • Tagespflegeeinrichtungen

Größe spielt zunächst keine Rolle: Ob Sie 10 oder 200 Bewohnende betreuen – die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) und damit KIM wird schrittweise für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage dafür schafft das SGB XI in Verbindung mit den Digitalisierungsanforderungen aus dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG).

Achtung: Einige kleine Einrichtungen können technische Übergangslösungen nutzen. Prüfen Sie mit Ihrem Softwareanbieter oder Ihrem Pflegeverband, welche Frist konkret für Sie gilt.

Für rechtliche Fragen zur konkreten Umsetzungspflicht wenden Sie sich an einen Anwalt oder Ihren Pflegeverband.

Was ist zu tun?

Der neue KIM Pflegeeinrichtungen Leitfaden der gematik beschreibt Schritt für Schritt, wie eine Pflegeeinrichtung KIM einrichtet und im Alltag nutzt. Hier die wichtigsten Schritte in einfacher Sprache:

Schritt 1: TI-Anbindung klären

Ohne Anschluss an die Telematikinfrastruktur funktioniert KIM nicht. Prüfen Sie zuerst:

  • Ist Ihre Einrichtung bereits an die TI angebunden?
  • Haben Sie einen zugelassenen Konnektor oder eine TI-Gateway-Lösung?

Falls nicht: Sprechen Sie Ihren Pflegesoftware-Anbieter (z. B. Connext Vivendi, Medifox DAN, snap) an. Diese bieten oft TI-Anbindungen als Paketlösung an.

Schritt 2: KIM-Adresse beantragen

Jede Pflegeeinrichtung benötigt eine eigene KIM-Adresse. Diese beantragen Sie über einen zugelassenen KIM-Anbieter (z. B. KV-Ident, BITMARCK, Arvato Systems). Der gematik-Leitfaden listet alle zugelassenen Anbieter auf.

Schritt 3: Mitarbeitende schulen

KIM ist kein normales E-Mail-Postfach. Ihre Mitarbeitenden müssen wissen: - Wie sie KIM-Nachrichten öffnen und versenden - Welche Dokumente über KIM verschickt werden (z. B. Arztbriefe, eAU, Pflegeüberleitungsbögen) - Was bei technischen Problemen zu tun ist

Schritt 4: Prozesse anpassen

Überlegen Sie, welche bisherigen Kommunikationswege durch KIM ersetzt werden. Klassisches Beispiel: Pflegeüberleitungen an Krankenhäuser oder Rückmeldungen vom Hausarzt kommen künftig über KIM statt per Fax.

Checkliste: KIM in der Pflegeeinrichtung einführen

Nutzen Sie diese Checkliste als erste Orientierung:

  • [ ] TI-Anbindung prüfen – Besteht bereits eine Verbindung zur Telematikinfrastruktur?
  • [ ] Softwareanbieter kontaktieren – Unterstützt die Pflegesoftware KIM nativ oder über ein Modul?
  • [ ] KIM-Anbieter auswählen – Angebote einholen, zugelassene Anbieter auf gematik.de prüfen
  • [ ] KIM-Adresse beantragen – Registrierung beim gewählten Anbieter starten
  • [ ] Testbetrieb einrichten – Erst intern testen, bevor KIM im Regelbetrieb genutzt wird
  • [ ] Mitarbeitende schulen – Kurze Einweisung für alle, die mit KIM arbeiten (mind. 30 Min.)
  • [ ] Datenschutz-Dokumentation aktualisieren – KIM als neuen Kommunikationskanal im Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) ergänzen
  • [ ] Prozesse dokumentieren – Festlegen, welche Kommunikation zukünftig über KIM läuft
  • [ ] Notfallplan erstellen – Was passiert, wenn KIM oder die TI-Verbindung ausfällt?
  • [ ] Gematik-Leitfaden herunterladen – Den vollständigen „How to KIM"-Leitfaden auf gematik.de abrufen

Warum KIM mehr als nur ein neuer Postweg ist

Viele Pflegeleitungen unterschätzen zunächst, dass KIM nicht nur eine technische Umstellung ist – es ist auch eine Datenschutz- und IT-Sicherheitsfrage. Nachrichten über KIM sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und entsprechen den Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG für besonders schutzwürdige Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).

Das bedeutet aber auch: Ihre gesamte IT-Infrastruktur rund um KIM muss sicher sein. Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist laut den Anforderungen aus dem NIS2UmsuCG (gilt seit Oktober 2024 in Deutschland) für viele Gesundheitseinrichtungen Teil einer größeren IT-Sicherheitspflicht. Pflegeeinrichtungen, die als wichtige Einrichtungen eingestuft werden, unterliegen zudem Meldepflichten nach §32 BSIG bei IT-Sicherheitsvorfällen.

Kurz gesagt: Wer KIM einführt, sollte gleichzeitig prüfen, ob die restliche IT-Sicherheit auf dem Stand ist. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Updates, Zugriffskontrollen und eine dokumentierte IT-Sicherheitsrichtlinie.

Weitere Informationen zu den IT-Sicherheitspflichten für Pflegeeinrichtungen finden Sie in unserem Ratgeber für Praxen und Pflegeeinrichtungen.

Tool-Tipp: ISMShield Micro für Pflegeeinrichtungen

Die Einführung von KIM ist ein guter Anlass, die IT-Sicherheit Ihrer Pflegeeinrichtung insgesamt zu überprüfen. ISMShield Micro wurde speziell für kleine und mittlere Gesundheitseinrichtungen ohne eigene IT-Abteilung entwickelt.

ISMShield Micro hilft Ihnen konkret:

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  • Automatische Aufgabenliste – Sie erhalten konkrete Maßnahmen, priorisiert nach Dringlichkeit
  • Dokumentation auf Knopfdruck – Verarbeitungsverzeichnis, IT-Sicherheitsrichtlinie und Nachweise für Prüfer werden automatisch erstellt
  • Aktuell bei neuen Regulierungen – Sobald sich Anforderungen wie beim KIM Pflegeeinrichtungen Leitfaden ändern, werden Sie informiert

Sie brauchen kein IT-Wissen. ISMShield Micro führt Sie Schritt für Schritt durch alle Anforderungen – auf Deutsch, ohne Fachjargon.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder IT-Beratung dar. Für die rechtlich verbindliche Einschätzung Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich bitte an einen Anwalt oder Ihren zuständigen Pflegeverband.

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